Digitalisierung der Behörden
Was genau ist Digitalisierung
Bevor man sich mit der Digitalisierung von Behörden auseinandersetzt, sollte zunächst die Definition bzw. die Grundidee von Digitalisierung ins Gedächtnis gerufen werden. Was genau bedeutet dieser Begriff und wie lässt sich die Digitalisierung von Behörden in die Realität umsetzen?
Digitalisierung gehört zu einem der wichtigsten Zukunftsthemen überhaupt. Vor allem in den letzten Jahren hat dieses Thema zunehmend an Bedeutung gewonnen und ist verstärkt in das Blickfeld von vielen politischen Parteien und Behörden weltweit gerückt. Der Begriff Digitalisierung ist in seiner Definition relativ einfach und klar verständlich gehalten – das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate. Hört sich relativ einfach an, oder? In der Praxis ist die Umsetzung leider nicht ganz so einfach. Grundsätzlich hat Digitalisierung den Zweck, Informationen digital zu speichern. Durch diesen Vorgang können die daraus entstehenden Daten elektronisch verfügbar gemacht werden um somit den Zugang für die Nutzer zu erleichtern. In diesem konkreten Beispiel betrifft das vor allem den Umgang mit Behörden. Der Anfang der Digitalisierung hat schon in den 90er Jahren begonnen. Allerdings hat der Beginn des „Digitalen Zeitalters“ erst in den Anfängen der 2000er Jahre stattgefunden, als es zum ersten Mal möglich war, mehr digitale Informationen zu speichern als analoge. Durch diesen Fortschritt soll zukünftig nicht nur der Alltag vieler Bürger und Bürgerinnen erleichtert werden, sondern in naher Zukunft auch öffentliche Ämter und Bildungseinrichtungen von Grund auf ändern.
Die Digitalisierung der Behörden und deren Vorteile
Um die Digitalisierung von Behörden genauer betrachten zu können, muss man sich andere europäische Länder als Beispiel und Vorreiter in diesem Bereich anschauen. Nicht jedes Land ist in seiner Verwaltung so analog gehalten wie Deutschland. Länder wie Spanien, Frankreich oder Dänemark haben den Sprung in die Digitalisierung der Behörden bereits gewagt und erleichtern somit ihren Bürgern die Erledigung von Behördenangelegenheiten.
In Spanien haben die Bürger die Möglichkeit, kostenlos einen elektronischen Schlüssel zu beantragen, der ihnen erlaubt, Behördengänge vom PC aus zu erledigen. Sie können damit digital unterschreiben und beispielsweise Einzahlungen in die Sozialversicherungen einsehen. Jeder zweite Spanier benutzt bereits die digitalen Angebote, die von der Verwaltung bzw. Behörde bereitgestellt werden. Auch im Gesundheitswesen hat Spanien mit der elektronischen Patientenakte einen großen Sprung in die Zukunft gewagt.
Wenn wir ein Land weiter gehen können wir feststellen, dass auch Frankreich an der Digitalisierung der Behörden in den vergangenen Jahren große Fortschritte gemacht hat. Beantragungen eines Kraftfahrzeugscheines oder eines Ausweises können bereits über eine gesicherte Website abgewickelt werden. Über die Seite FranceConnect müssen sich die Franzosen identifizieren und können somit von zu Hause aus lästige Gänge zur benötigten Behörde umgehen. Auch die Verwaltung von Steuern und der Sozialversicherung sind in Frankreich bereits digitalisiert. Oftmals beklagen sich die Bürger, dass auf Seiten der Krankenversicherung, die Gänge zur Krankenkasse mühsam und mit viel Aufwand verbunden sind. In Frankreich ist auch dieser Bereich bereits digital abgedeckt. Bürger können Formulare ausfüllen oder Versicherungskarten fürs Ausland beantragen.
Die Hauptstadt Frankreichs gibt den Bürgern auch die Möglichkeit online über Projekte abzustimmen, die von der Verwaltung ausgearbeitet werden. Ganze fünf Prozent des Investitionsbudgets werden somit auf diesem Weg entschieden. Ganz nebenbei nutzt die Regierung die Digitalisierung auch um Kontakt zu den Bürgern herzustellen. Sowohl der Premier als auch der Staatssekretär nehmen sich einmal in der Woche Zeit, um mit den Bürgern live auf Facebook zu chatten.
Auch Dänemark hat mit der Digitalisierung seiner Verwaltung bereits sehr früh begonnen. Verschiedenste Dienstleistungen wie der Wechsel eines Wohnortes, die Steuererklärung, diverse Antragstellungen, können bereits bequem von zu Hause aus erledigt werden. Die Dänen können über ein weiteres Portal auch auf ihre Gesundheitsdaten zugreifen und mit Hilfe ihrer individuellen digitalen ID-Nummer auch Onlinebanking durchführen. Nicht nur die Bürger profitieren von der Digitalisierung, auch der Staat kann hiermit effizienter und vor allem kostengünstiger arbeiten. Um den Fortschritt noch zu untermauern hat Dänemark sich dazu entschieden, dass jeder Bürger nach Vollendung des 15. Lebensjahres, einen elektronischen Briefkasten (E-Bok), einrichten muss. Mit Hilfe dieses Briefkastens werden Briefe von Behörden und anderen offiziellen Stellen übermittelt und kann der Empfänger ganz einfach direkt darauf antworten und digital unterschreiben.
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Digitalisierung der Behörden nicht nur für den Bürger Vorteile mit sich bringt. Auch der Staat kann davon profitieren und auf lange Sicht eine Menge an Verwaltungskosten sparen. Auch die Vernetzung auf globaler Ebene zählt eindeutig zu den Vorteilen der Digitalisierung. Mit Hilfe von digitalen Technologien, einem schnellen Internet und einem Smartphone, kann jeder Mensch heutzutage nahezu überall aus mit anderen Personen in Verbindung treten. Interessant ist diese Digitalisierung beispielsweise für einen Unternehmer in Deutschland, der mit Hilfe eines Netzwerkes auch Arbeitsprozesse in einer ausländischen Niederlassung kontrollieren und falls notwendig auch steuern kann.
Bringt die Digitalisierung der Behörden auch Nachteile mit sich?
Zu dieser Frage lässt sich ganz klar sagen: natürlich! Jeder Fortschritt besteht aus Vor- und Nachteilen. Durch die Digitalisierung entsteht der sogenannte „gläserne Mensch“. Durch die andauernde Vernetzung und Verbindung und durch den immerwährenden Informationsaustausch, geht leider auch die Privatsphäre eines jeden von uns verloren. Weil man ständig auf dem Smartphone, Notebook oder dem Tablet erreichbar ist, gelangen viele Informationen nach außen, die definitiv zur eigenen Privatsphäre gehören.
Ein weiterer Punkt hierbei betrifft auch den Kostenfaktor. Die Umstellung auf eine digitale Struktur ist nicht nur mit intensiver Arbeit, sondern auch mit enormen Kosten verbunden. Eine neue Software wird benötigt, die Hilfe von Fachleuten und die Schulung von Mitarbeitern drücken ziemlich auf die Geldbörse. Andererseits ist die richtige Einschulung der Mitarbeiter von enormer Wichtigkeit, da das System sonst wieder ins Stocken gerät. Wenn sich ein Unternehmen oder eine Behörde dazu entscheidet, der Digitalisierung eine Chance zu geben, sind die Kosten nicht unbedingt einfach zu meistern.
Leider ist es auch im 21. Jahrhundert nicht möglich, Cyberattacken komplett zu eliminieren. Durch diese Attacken ist es den Angreifern möglich, in ein System einzudringen und damit großen Schaden anzurichten. Auch mit den besten Sicherheitsvorkehrungen gelingt es nicht, ein Netzwerk zu 100 % vor diesen Angriffen zu schützen. Gefährlich wird dies vor allem in Systemen, die die ganze Bevölkerung betreffen. Dazu zählen zum Beispiel Systeme von Atomkraftwerken oder militärische Einrichtungen. Viele Länder haben aus diesem Grund große Bedenken bei der Digitalisierung von Behörden und versuchen die Sicherheitsvorkehrungen an oberster Stelle zu setzen.
Generell wird die papierlose Verwaltung der Behörden wohl nie zu 100 % stattfinden. Viele Behörden speichern ihre Unterlagen zwar digital ab, haben analog dazu aber auch noch die Papierform der Unterlagen bereit. Sollte das System wirklich einmal abstürzen, sichern sich die Behörden hiermit ab und haben die nötigsten Papiere zur Hand.
Fazit
Digitalisierung hin oder her, Fakt ist, dass es im 21. Jahrhundert möglich sein sollte, den Bürgern ermüdende Wege zu den verschiedenen Behörden zu ersparen. Wie die Beispiele von anderen Ländern bereits bewiesen haben, funktionieren diverse Behörden auch mit Hilfe der Digitalisierung. Nicht nur das sie funktionieren, die Behörden haben ihre Arbeitsweise durch die Digitalisierung um einiges verbessert und sind dadurch auf die Bedürfnisse ihrer Bürger näher eingegangen. Nicht nur die Zufriedenheit der Bürger wird durch die Digitalisierung gewährleistet, auch können diverse Behörden einiges an Kosten einsparen, was sich wiederum positiv auf die Bürger als Steuerzahler auswirken kann. Schlussendlich ist es die Entscheidung eines jeden Landes und dessen Regierung, inwieweit die Behörden durch die Digitalisierung beeinflusst und verändert werden sollen. Unterm Strich, überwiegen die Vorteile der Digitalisierung definitiv und wird dieser Fortschritt im nächsten Jahrhundert mit Sicherheit noch einiges an Neuerungen mit sich bringen.